Tietosuojaseloste: Cultural History-sarja

KULTTUURIHISTORIA – CULTURAL HISTORY -KIRJASARJAN TOIMITUSKUNNAN TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Kulttuurihistoria – Cultural history -kirjasarjan toimituskunta 

Osoite: Kulttuurihistoria, 20014 Turun yliopisto

Sähköposti: heidi.kurvinen@utu.fi

Yhteyshenkilö: Heidi Kurvinen

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään toimituskunnan jäsenten sekä toimituskunnan toimintaan liittyvien organisaatioiden (Kulttuurihistorian seura) ja yhteistyökumppaneiden (muun muassa paino, taittaja, kirjojen toimittajat, kirjoittajat sekä vertaisarvioijat) henkilötietoja (”Rekisteröity”).

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on 

  • Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta
  • yhteydenpito Rekisteröityjen kanssa
  • toimituskunnan toiminnan valmistelu, ylläpito ja kehittäminen
  • markkinointi ja suoramarkkinointi. 

Henkilötietojen käsittely 

  • perustuu Rekisteröidyn suostumukseen tai
  • on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa Rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä; tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.
  • perustuu toimituskunnan oikeutettuun etuun, kun kyseessä on markkinointi tai suoramarkkinointi.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään toimituskunnan jäsenten sekä toimituskunnan yhteistyötahojen henkilö- ja yhteystietoja sekä muita toimintaan liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

  • Rekisteröidyn etu- ja sukunimi
  • Rekisteröidyn sähköpostiosoite
  • Muut Rekisteröidyn itse ilmaisemat henkilötiedot
    • mukaan lukien erityiset henkilötietoryhmät: tarvittaessa terveydentilaan liittyvät tiedot, jotka vaikuttavat kirjasarjan työskentelyyn esimerkiksi toimittajan sairastuessa.

5. Henkilötietojen vastaanottajien ryhmät

Toimituskunta luovuttaa henkilötietoja tarpeen mukaan kirjojen toimittajille, jotka vastaavat yhteydenpidosta eri yhteistyötahojen eli kirjoittajien kanssa. 


6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti suoraan Rekisteröidyltä itseltään. Vertaisarvioijien yhteystiedot ja kuvaus akateemisesta osaamisesta kartoitetaan rekrytointiprosessin aikana. Ehdotuksia uusista yhteistyökumppaneista kerätään muilta Rekisteröidyiltä. 


7. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu toimituskunnan Seafile-kansioon sekä kunkin kirjahankkeen toimittajien Seafile-kansioon, joihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja toimitustyöhön liittyvien tehtävien hoitamiseen. Näitä henkilöitä ovat esimerkiksi toimituskunnan puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja sekä kunkin kirjaprojektin osalta sille valitut vastuutoimittajat. 


Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Toimituskunnan ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan.

8. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

  • Henkilötietoja luovutetaan kolmansille osapuolille, kuten yhteistyökumppaneille, vain Rekisteröidyn suostumuksella.

9. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Toimituskunta voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita yhteistyökumppaneita ja palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

  • Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
  • Toimituskunta on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla toimituskuntaan yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
  • Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden ja/tai yhteistyön toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on toimituskunnan jäsen tai on muutoin kiinteästi yhteydessä toimituskunnan toimintaan. Jäsenyyden ja kiinteän yhteyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden tai kiinteän yhteyden päättymisestä toimituskunnan oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai toimituskunnan sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa toimituskunnalle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat toimituskunnan käsittelemät henkilötiedot;
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
  • vaatia henkilötietojensa poistamista;
  • peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin
    henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
  • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on toimituskunnan oikeutettu etu;
  • saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot toimituskunnalle, toimituskunta käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Toimituskunta voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Toimituskunta voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

13. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse toimituskunnan puheenjohtajalle osoitteeseen heidi.kurvinen@utu.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti osoitteeseen: Heidi Kurvinen, Kulttuurihistoria, 20014 Turun yliopisto. 

14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 18.2.2022.